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学业证书管理办法
 
  为了保证人才培养的规格和质量,维护我院社会声誉,保证学业证书的严肃性,进一步规范学业证书的设计、采购、保管、领用、打印、盖章、发放、报废等工作程序,特制定本办法。

学业证书,包括我校颁发的毕业证书、肄业证书、结业证书、毕业证明书等,以下统称为学业证书。

第一章 学业证书的设计、采购与保管

第一条 学业证书是学校文化的重要载体,证书样式应具有一定的稳定性。证书样式的设计与变更,应由学院相关部门组成专家队伍集体讨论决定,设计方案须经学院教务处批准后方可执行。

第二条 学业证书的采购,应首先由教务处根据当年毕业生预计人数提出需求报告,由后勤服务中心按照学院有关规定统一招标采购,采购的学业证书应符合设计方案要求。

第三条 学业证书统一由学院档案室进行保管,入库时应由后勤服务中心、教务处、档案室三方工作人员共同清点、验收,由档案室指派专人进行登记,三方共同在《学业证书出入库登记表》上签字确认;证书应放入专门的保密柜中保存,保密柜钥匙由教务处指派专人保管;未经教务处批准,任何人不得以任何理由领用学业证书。

第二章 学业证书的领用和打印

第四条 各系应认真进行学生毕业资格审核,由教务处进行复核,制作毕(结)业生名册,并根据毕业资格审核的工作进度领用、打印学业证书。

第五条 学业证书的领用,由教务处指派2名以上工作人员,根据打印实际需要,持《学业证书领用申请表》到档案室领取,领取时须3人以上在场,档案室证书保管人负责登记,双方签字确认。

第六条 学业证书打印过程中,打印有误不能使用的证书须加盖“作废”印章,不得私自损毁。教务处须每日清点打印完成、作废、尚未打印的学业证书,于当日下班前交档案室入库,档案室证书保管人应仔细核对数量并登记,入库时须3人以上在场,双方签字确认。

第三章 学业证书的盖章与发放

第七条 学业证书打印完毕,由教务处通知各系指派专人到指定地点粘贴学生照片,教务处工作人员负责监督。

第八条 学业证书的盖章由院长办公室负责,首先由教务处向院长办公室提出盖章申请,院长办公室指派专人认真核对教务处提供的毕(结)业生名册、财务处提供的毕业生交费审核表,在符合要求的学业证书上盖院长人名章、学院章和钢印。

第九条 不符合盖章要求的证书由教务处保管,在条件具备时,重新申请盖章。

第十条 学业证书盖章完毕,各系指派2名以上工作人员,持系主任书面委托书在规定

时间内到教务处领取,领取时要当面核对证书打印有无错误、数量是否吻合,双方在《学业证书交接登记表》上签字。

第十一条 在学院毕业典礼结束后,各系可召开本系毕业典礼或在适当场合,由院长亲自发放给学生本人,学生领取学业证书后,应在《学业证书领取登记表》上签字。如确有特殊情况,学生不能亲自领取的,可委托他人代领,代领人应持委托人亲笔委托书、委托人身份证复印件、代领人身份证原件、复印件领取学业证书,并在《学业证书领取登记表》上签代领人姓名,各系应将委托书及双方身份证复印件存档备查。

第一章 学业证书的报废处理

第十二条 每年毕业生工作结束后,档案室、教务处应共同对证书使用和库存情况进行盘点登记,发现出入库数量有误的,应查明下落,并及时报告教务处长和主管院长。

第十三条 对于作废的学业证书、因改版不再使用的旧版库存证书,可按规定程序进行报废销毁。旧版库存证书应留存5份样本,永久保存在档案室。

第十四条 学业证书的报废销毁,应首先由教务处提出申请,经主管系主任批准后,在教务处、后勤服务中心、档案室三方工作人员的监督下予以销毁,销毁方式由后勤服务中心确定。销毁时须填写《学业证书报废销毁登记表》,由教务处、后勤服务中心、档案室及销毁执行人员共同签字。

 
 
   
 
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